Zmiany w dotychczasowych regulacjach dotyczących sposobu odbywania zgromadzeń wspólników w spółkach z ograniczoną odpowiedzialnością wprowadziła tzw. Tarcza 2.0, czyli ustawa z dnia 31 marca 2020 r. o zmianie ustawy o szczególnych rozwiązaniach związanych z zapobieganiem, przeciwdziałaniem i zwalczaniem COVID-19, innych chorób zakaźnych oraz wywołanych nimi sytuacji kryzysowych oraz niektórych innych ustaw (Dz.U. z 2020 r. poz. 568). Co ważne, wprowadzone zmiany mają charakter trwały, niezależny od czasu trwania epidemii.
Z MOCY PRAWA, NIE UMOWY SPÓŁKI
Podstawowa zmiana dotyczy udziału w zgromadzeniu wspólników przy wykorzystaniu środków komunikacji elektronicznej (tzw. zdalne zgromadzenie lub e-zgromadzenie). Takie rozwiązanie było możliwe już na gruncie nowelizacji KSH z 3 września 2019 r., jednakże warunkiem odbycia zdalnego zgromadzenia było zastrzeżenie takiej możliwości w umowie spółki. Na podstawie najnowszych przepisów, nie jest już konieczne umocowanie e-zgromadzenia w umowie spółki – przeciwnie, jeśli wspólnicy w ogóle nie chcą w ten sposób obradować, muszą wprost taką możliwość wyłączyć. Zgodnie ze znowelizowanym 2341 §1 KSH, udział w zgromadzeniu wspólników można wziąć także przy wykorzystaniu środków komunikacji elektronicznej, chyba że umowa spółki stanowi inaczej. Podobnie, zmianie uległy przepisy art. 208 §51 KSH oraz art. 222 §11 KSH, dotyczące zdalnego udziału w posiedzeniu zarządu czy rady nadzorczej.
DECYZJA ZWOŁUJĄCEGO I REGULAMIN
Jak wynika ze zmienionych przepisów art. 2341 §1 KSH, o dopuszczeniu udziału w zgromadzeniu wspólników z wykorzystaniem środków komunikacji elektronicznej decyduje podmiot zwołujący to zgromadzenie – czyli w przypadku zgromadzeń zwyczajnych z reguły zarząd (art. 235 §1 KSH, art. 235 §2-3 KSH i art. 237 KSH). Warto jednak zaznaczyć, że zarząd nie ma kompetencji do samodzielnego określenia szczegółowych zasad i procedur zdalnego uczestnictwa w zgromadzeniu. Kwestie te powinien określać regulamin udziału w zgromadzeniu przy wykorzystaniu środków komunikacji elektronicznej uchwalony przez radę nadzorczą. W przypadku spółki z o.o. – w braku rady nadzorczej – regulamin ten może także zostać zatwierdzony uchwałą wspólników. Regulamin nie może określać wymogów i ograniczeń, które nie są niezbędne do identyfikacji wspólników i zapewnienia bezpieczeństwa komunikacji elektronicznej. Przyjęcie regulaminu może także nastąpić uchwałą wspólników bez odbycia zgromadzenia, jeżeli wspólnicy reprezentujący bezwzględną większość głosów wyrażą na piśmie zgodę na treść tego regulaminu.
Na gruncie powyższego wydaje się, że przyjęcie takiego regulaminu powinno być pierwszym krokiem na drodze do zarządzenia i przeprowadzenia e-obrad.
E-ZGROMADZENIE NADAL W SIEDZIBIE SPÓŁKI
Podkreślić jednak trzeba, że nawet po zmianach, nie mamy do czynienia ze zgromadzeniem przeniesionym do sieci – można jedynie uczestniczyć w nim za pomocą środków komunikacji elektronicznej. Zgromadzenie w dalszym ciągu musi być fizycznie zwoływane, choćby w miejscu obrad miały znajdować się jedynie osoby wykonujące funkcje porządkowe, np. przewodniczący i protokolant, a pozostali uprawnieni do wykonywania prawa głosu będą uczestniczyć w zgromadzeniu wspólników przy wykorzystaniu środków komunikacji elektronicznej.
KWESTIE TECHNICZNE
Warto też podkreślić, że znaczna część dotychczasowych problemów związanych z kwestiami technicznymi e-zgromadzeń została już rozwiązana. Szeroki wybór aplikacji streamingowych (np. Skype, Zoom, Webex, Microsoft Teams) umożliwia identyfikację wizualną czy zabieranie głosu, nie wyłączając zaprotokołowania sprzeciwu. Tym bardziej nie stanowi problemu sporządzenie listy obecności, utrwalenie przebiegu obrad czy dołączenie do protokołu z obrad zgromadzenia listy wspólników głosujących zdalnie; lista ta nie wymaga podpisania przez uczestników korzystających ze środków komunikacji elektronicznej (art. 248 §2 KSH), powinna być natomiast podpisana przez przewodniczącego i protokolanta.
Jednocześnie, zrozumiałe są wątpliwości związane z e-zgromadzeniami. Wciąż zdarzają się przecież problemy z połączeniem sieciowym czy odpowiednią siłą sygnału. Przykładowo, co w sytuacji, gdy w trakcie obrad jeden z jego członków opuści spotkanie? Wydaje się, że pozostali wspólnicy powinni podjąć niezwłocznie uchwałę o zarządzeniu przerwy do czasu wyjaśnienia nieobecności wspólnika, jednak gdyby taka uchwała nie została podjęta z uwagi na brak wymaganej większości – formalnie zgromadzenie powinno toczyć się dalej.
Jeszcze w toku legislacji, kontrowersje budziła także kwestia tajnego głosowania podczas e-zgromadzenia. Ostatecznie ustawodawca dopuścił jedynie taką możliwość, szczegółowe regulacje w tym zakresie pozostawiając spółkom. Już na tę chwilę, kształtująca się dynamicznie praktyka korporacyjna pokazuje, że wymóg tajności można spełnić choćby poprzez wygenerowanie dla każdego głosującego indywidualnego linku, który odsyłałby do kwestii poddanej pod głosowanie, a byłby widoczny tylko dla głosującego i osoby liczącej głosy.
Podsumowując, zdalne zgromadzenia to dla spółek przede wszystkim korzyści, a kwestie organizacyjne czy techniczne, choć mogą wzbudzać początkowo wątpliwości, raz ustalone, staną się wygodną praktyką.
W drugiej części artykułu zajmiemy się nieco dokładniej postanowieniami regulaminu – co powinien zawierać i na jakie kwestie trzeba zwrócić uwagę, aby dochować zgodności z przepisami kodeksu spółek handlowych.
autor: apl. radc. Edyta Chmura-Szczecińska